FAQ-Liste zur Vertretung/Assistenz

Eine Vertragsärztin oder ein Vertragsarzt hat die vertragsärztliche Tätigkeit grundsätzlich persönlich in freier Praxis auszuüben. In definierten Ausnahmefällen (= Vertretungsgründe) kann sie/er sich aber von einer anderen Ärztin oder einem anderen Arzt vertreten lassen. Es gibt dabei zwei Arten von Vertretungen:

a) Vertretung im Sinne des Vertragsarztrechts (§ 32 Ärzte-ZV) liegt vor, wenn eine Ärztin oder ein Arzt in Abwesenheit der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers in deren Namen, an deren Stelle und unter deren LANR/BSNR die vertragsärztliche Tätigkeit weiter ausübt.

b) Hiervon zu unterscheiden ist die sog. „kollegiale Vertretung“ nach dem Berufsrecht (§ 20 der Berufsordnung). Hier übernimmt eine Vertragsärztin oder ein Vertragsarzt, deren oder dessen Praxis in der näheren Umgebung ist, in der eigenen Praxis unter eigener LANR/BSNR die Behandlung der Patientinnen und Patienten der abwesenden Person. Im Fall der kollegialen Vertretung erfolgt die Abrechnung auf dem Vertreterschein, dem Muster 19.

c) Die interne Vertretung ist keine Vertretung im eigentlichen Sinne, sondern ein Auffangen der Patientenversorgung. Hier gelten jedoch die Bestimmungen der Zulassungsverordnung entsprechend. Die Vertretung ist unter Vorlage der entsprechenden Nachweise zwingend anzuzeigen. Hier ist zu beachten, dass die erbrachten Leistungen mit der lebenslangen Arztnummer (LANR) der „internen Vertretung“ gekennzeichnet werden müssen.

Eine Vertretung ist nur in ganztägiger Abwesenheit der zu vertretenden Person tätig. Dem Vertretungsfall ist immanent, dass die zu vertretende Person sich nicht zugleich mit der Vertretung in der Praxis befindet oder gar daneben selbst tätig wird. Die Vertretung kann nicht stundenweise erfolgen (Landessozialgericht Niedersachsen/Bremen, Urteil vom 8. Juni 2007). Es wird zwischen genehmigungsfreier und genehmigungspflichtiger Vertretung unterschieden (siehe Punkt 3).

Die Beschäftigung einer Assistenz richtet sich ausschließlich nach § 32 Abs. 2 Ärzte-ZV. Bei einem Antrag auf Vertretung sind im Antrag die zu vertretenden Tage anzugeben (z.B. Montag, Dienstag usw.), bei einem Antrag auf Assistenz die Wochenstunden (z. B. 15 Wochenstunden). Es wird zwischen Entlastungs- und Weiterbildungsassistenten unterschieden.

Die gesetzliche Regelung kennt zwei Vertretungskonstellationen: Die Genehmigungsfreie nach § 32 Abs. 1 Ärzte-ZV und die Genehmigungspflichtige nach § 32 Abs. 2 Ärzte-ZV.

a) Genehmigungsfrei: Vertretungen innerhalb von 12 Monaten bei Urlaub, Krankheit, Teilnahme an einer ärztlichen Fortbildung oder an einer Wehrübung für die Dauer von höchstens 3 Monaten sowie in unmittelbarem Zusammenhang mit einer Entbindung für 12 Monate (§ 32 Abs. 1 Ärzte-ZV) sind genehmigungsfrei, jedoch anzeigepflichtig. Die in § 32 Abs. 1 Ärzte-ZV genannten Vertretungsgründe sind abschließend.

Bei der Vertretung im unmittelbaren Zusammenhang mit einer Entbindung ist ein entsprechender Nachweis oder eine Kopie aus dem Mutterpass erforderlich, woraus der errechnete Geburtstermin ersichtlich ist.

b) Genehmigungspflichtig: Überschreitet die Dauer der Vertretung drei Monate, bedarf die Beschäftigung einer Vertretung der vorherigen Genehmigung der KV. Die Vertretung während der Erziehung von Kindern ist bis zu einer Dauer von 36 Monaten mit Genehmigung der KV möglich. Die Vertretung aufgrund der Pflege eines pflegebedürftigen Angehörigen in häuslicher Umgebung ist bis zur Dauer von 24 Monaten möglich. Auch hier ist eine vorherige Genehmigung der KV erforderlich.

c) Die Beschäftigung einer Vertretung für eine angestellte Ärztin oder einen angestellten Arzt ist zulässig (§ 32b Ärzte-ZV). Hat die angestellte Ärztin oder der angestellte Arzt einen gesetzlichen Anspruch auf Freistellung, ist eine Vertretung für die Dauer der Freistellung zulässig. Es gelten die Bestimmungen der Ärzte-ZV entsprechend. Diese Vertretung ist unter Vorlage der entsprechenden Nachweise zwingend anzuzeigen.

a) Erziehungszeiten bis zu 36 Monate

Die Beschäftigung einer Vertretung ist während der Zeiten der Erziehung von Kindern bis zu einer Dauer von 36 Monaten pro Kind möglich, wobei dieser Zeitraum nicht zusammenhängend genommen werden muss und dies unabhängig vom Lebensalter des Kindes bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres ist. Als Kinder gelten auch Stief- und Pflegekinder. Entscheidend ist das Zusammenleben in einem gemeinsamen Haushalt.

b) Pflege eines pflegebedürftigen nahen Angehörigen bis zu 6 Monate

Der Begriff der Pflegebedürftigkeit bedarf des Nachweises eines Pflegegrades (1-5). Es spielt keine Rolle, ob der pflegebedürftige Angehörige eine eigene Wohnung hat oder mit der Antragstellerin oder dem Antragsteller in einem Haus lebt. Die Pflege des Angehörigen muss jedoch plausibel sein. Aus diesem Grund ist die Angabe des Pflegeortes erforderlich.

Das Bundessozialgericht hat entschieden, dass eine ärztliche Vertretung im Sinne des § 32 Zulassungsverordnung für Ärztinnen und Ärzte in einer Berufsausübungsgemeinschaft eine abhängige und somit sozialversicherungspflichtige Beschäftigung darstellen kann, wenn der Vertreterin oder dem Vertreter bestimmte Patientinnen oder Patienten weisungsgebunden zugewiesen werden und sie/er im arbeitsteiligen Zusammenwirken mit dem Praxispersonal bei kostenfreier Nutzung der Einrichtung und der Mittel der Berufsausübungsgemeinschaft in deren Arbeitsabläufe eingegliedert ist. Anders kann es sich nach Auffassung des Bundessozialgerichtes verhalten, wenn eine Arztvertretung für die Dauer der Tätigkeit die Stelle der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers einnimmt und zeitweilig selbst dessen Arbeitgeberfunktionen erfüllt (Urteil des BSG vom 19.10.2021 – B 12 R 1/21 R -).

Entscheidend für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ist das Gesamtbild der Tätigkeit im jeweiligen Einzelfall. Für die rechtliche Einordnung darüber, ob eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit vorliegt, kommt es maßgeblich auf die tatsächliche Ausgestaltung und Durchführung der Vertragsverhältnisse an. Bei etwaigen Anhörungs- oder Feststellungsschreiben der Deutschen Rentenversicherung Bund bezüglich der Sozialversicherungspflicht der Vertretertätigkeit kann es ratsam sein, sich vorsorglich bei einem Fachanwalt beraten zu lassen.

Eine Vertretung bei genehmigungspflichtigen psychotherapeutischen Leistungen einschließlich der probatorischen Sitzungen ist gem. § 14 III BMV-Ä grundsätzlich unzulässig.

In Abweichung zu der oben genannten Vorschrift des § 14 Abs. 3 BMV-Ä gilt eine Ausnahme in Anlehnung an § 32 Ärzte-ZV in den begründeten Ausnahmefällen von unvorhersehbaren Erkrankungen, Schwangerschaft, planbaren operativen Eingriffen mit anschließender Reha sowie in dem zeitlichen Rahmen der Elternzeit für abhängig Beschäftigte. In diesen Fällen müssen die begonnenen Therapien jedoch abgebrochen und formell beendet werden und eine neue Genehmigung zur Fortsetzung der Therapie bei der zuständigen Krankenkasse zu beantragen. 

Eine Vertretung einer Psychotherapeutin/eines Psychotherapeuten kann nur im gleichen Richtlinienverfahren erfolgen. Dies gilt auch für die Vertretung ärztlicher Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.

Eine für bestimmte Leistungen gezielt ermächtigte Person hat umso mehr die Pflicht, die im Rahmen der Ermächtigung definierte vertragsärztliche Tätigkeit persönlich auszuüben, kann sich aber – mit Ausnahme des speziellen Falles einer Ermächtigung zur Versorgung eines begrenzten Personenkreises - bei Krankheit, Urlaub, Teilnahme an ärztlicher Fortbildung oder Wehrübung innerhalb von 12 Monaten bis zu einer Dauer von 3 Monaten genehmigungsfrei durch eine Ärztin/einen Arzt gleichen Fachgebiets vertreten lassen. Eine darüberhinausgehende Vertretungsmöglichkeit ist allerdings nicht vorgesehen, in diesem Fall müsste die Ermächtigung beendet werden. Stellen Sie bitte in diesem Fall einen entsprechenden Antrag beim Zulassungsausschuss.

Gemäß § 20 Abs. 2 MBO-Ärzte kann die Praxis einer verstorbenen Ärztin/eines verstorbenen Arztes zugunsten der Angehörigen in der Regel bis zur Dauer von 6 Monaten nach dem Ende des Kalendervierteljahres, in dem der Tod eingetreten ist, durch eine andere Ärztin oder einen anderen Arzt fortgesetzt werden. Vertragsarztrechtlich endet die Zulassung mit dem Tod (§ 95 Abs. 7 Satz 1 SGB V), was mit Versorgungsproblemen einhergeht. § 4 Abs. 3 Satz 1 BMV-Ä sieht deshalb vor, dass die Kassenärztliche Vereinigung die Weiterführung der Praxis durch eine andere Ärztin/einen anderen Arzt bis zur Dauer von 2 Quartalen genehmigen kann. Die 6-Monats-Frist beginnt erst ab dem auf den Tod der Vertragsärztin/des Vertragsarztes folgenden Quartal zu laufen. Die Gnadenquartalsregelung gilt entsprechend für verstorbene Psychotherapeutinnen oder Psychotherapeuten.

Die Weiterführung der Praxis kann unter Angabe der Kontaktdaten der erbberechtigten bzw. bevollmächtigten Person und unter Vorlage einer Vollmacht und ggf. der Sterbeurkunde beantragt werden.

Ist das Anstellungsverhältnis beendet, gilt gem. § 32 b Abs. 6 S. 2 und 3 Ärzte-ZV Folgendes:

a) Dauer: Die Vertretung auf einer beendeten Anstellung ist für die Dauer von maximal 6 Monaten beginnend ab dem Beendigungsdatum möglich. Eine Verlängerung dieses Zeitraumes ist nicht möglich. Da der 6-Monatszeitraum als Überbrückung für die Nachfolgezulassung gedacht ist, berechnet sich der Zeitraum nicht ab Beginn der Vertretung. Scheidet eine Angestellte oder ein Angestellter bspw. mit dem 31.12. aus, so ist eine Vertretung nur bis zum 30.06. möglich, auch wenn erst zum 01.02. eine Vertretung benannt wird.

b) Genehmigung: Für die sechsmonatige Vertretung ist keine Genehmigung durch die KV Nordrhein erforderlich. Die Vertretung ist jedoch unter Angabe des Zeitraumes, Umfangs und namentlicher Benennung der Vertreterin oder des Vertreters anzuzeigen.

c) Sonstige Voraussetzungen: Es ist zwingend ein Auszug aus dem Arztregister oder je eine Kopie der Approbations- und Facharzturkunde der Vertretung erforderlich.

Die Beschäftigung einer Entlastungsassistenz richtet sich nach § 32 Abs. 2 Ärzte-ZV und ist genehmigungspflichtig. Die ebenfalls mögliche Assistenz für Angestellte ist ebenfalls genehmigungspflichtig. Eine genehmigungsfreie Assistenz gibt es nicht. Die Genehmigung darf nicht der Vergrößerung des Praxisumfangs dienen. Folgende Gründe können für eine Assistenz in Frage kommen:

a) Sicherstellung der vertragsärztlichen Versorgung

Der Begriff Sicherstellung der Versorgung bezieht sich auf die einzelne Vertragsarztpraxis. Gründe der Sicherstellung der Versorgung können bei gesundheitlicher Einschränkung (max. 24 Monate) oder als Übergangslösung für eine kurzfristig nicht zustande gekommene reguläre Anstellung (max. 6 Monate) eingesetzt werden. Bitte fügen Sie einem entsprechenden Nachweis (z.B. ärztliches Attest, Anstellungsvertrag) bei. Hier wird jeder Einzelfall geprüft.

b) Erziehungszeiten bis zu 36 Monate

Die Beschäftigung einer Assistenz ist während der Zeiten der Erziehung von Kindern bis zu einer Dauer von 36 Monaten pro Kind möglich, wobei dieser Zeitraum nicht zusammenhängend genommen werden muss und dies unabhängig vom Lebensalter des Kindes bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres ist. Als Kinder gelten auch Stief- und Pflegekinder. Entscheidend ist das Zusammenleben in einem gemeinsamen Haushalt.

c) Pflege eines pflegebedürftigen nahen Angehörigen

Der Begriff der Pflegebedürftigkeit bedarf des Nachweises eines Pflegegrades (1-5). Es spielt keine Rolle, ob der pflegebedürftige Angehörige eine eigene Wohnung hat oder mit der Antragstellerin oder dem Antragsteller in einem Haus lebt. Die Pflege des Angehörigen muss jedoch plausibel sein. Aus diesem Grund ist die Angabe des Pflegeortes erforderlich.

Das Bundessozialgericht hat entschieden, dass eine ärztliche Vertretung im Sinne des § 32 Zulassungsverordnung für Ärzte in einer Berufsausübungsgemeinschaft eine abhängige und somit sozialversicherungspflichtige Beschäftigung darstellen kann, wenn der Vertreterin oder dem Vertreter bestimmte Patientinnen oder Patienten weisungsgebunden zugewiesen werden und er im arbeitsteiligen Zusammenwirken mit dem Praxispersonal bei kostenfreier Nutzung der Einrichtung und der Mittel der Berufsausübungsgemeinschaft in deren Arbeitsabläufe eingegliedert ist. Anders kann es sich nach Auffassung des Bundessozialgerichtes verhalten, wenn eine Vertretung für die Dauer der Tätigkeit die Stelle der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers einnimmt und zeitweilig selbst deren/dessen Arbeitgeberfunktionen erfüllt (Urteil des BSG vom 19.10.2021 – B 12 R 1/21 R -).

Entscheidend für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung ist das Gesamtbild der Tätigkeit im jeweiligen Einzelfall. Für die rechtliche Einordnung darüber, ob eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit vorliegt, kommt es maßgeblich auf die tatsächliche Ausgestaltung und Durchführung der Vertragsverhältnisse an. Bei etwaigen Anhörungs- oder Feststellungsschreiben der Deutschen Rentenversicherung Bund bezüglich der Sozialversicherungspflicht der Vertretertätigkeit kann es ratsam sein, sich vorsorglich bei einem Fachanwalt beraten zu lassen.

Egal, ob eine Ärztin oder ein Arzt die Praxis für einen langen Urlaub, eine kurze Mittagspause oder nach Praxisschluss schließt, sie oder er bzw. die Vertretung muss in dringenden Fällen erreichbar sein. Bitte informieren Sie Ihre Patienten – neben einem Praxisaushang – auch mit einer Bandansage auf dem Anrufbeantworter konkret über Erreichbarkeit und Vertretung.

Wenn Sie Ihre Praxis schließen – sei es wegen eines „Brückentags“, eines längeren Urlaubs, bei Krankheit oder Fortbildung –, sollten Sie auf dem Anrufbeantworter zu Beginn das Datum nennen, an dem Sie wieder erreichbar sind. Nennen Sie bitte auch Namen, Adresse und Telefonnummer der Praxis, die Sie in Ihrer Abwesenheit vertritt. Dies sollte natürlich vorher mit der Praxis geklärt sein. Sprechen Sie alle Informationen langsam auf das Band und wiederholen Sie diese einmal, damit der Anrufer mitschreiben kann.

               Ein Mustertext könnte zum Beispiel wie folgt lauten:

„Guten Tag, Sie sind verbunden mit der (Fachrichtung) Praxis (Name) in (Ort). Wir sind zurzeit in Urlaub und ab (Datum) wieder für Sie da. Bis dahin wenden Sie sich bitte an unsere Vertretung (Name, Adresse, Telefonnummer). In lebensbedrohlichen Fällen rufen Sie bitte den Rettungsdienst unter der Nummer 112 an. Vielen Dank für Ihren Anruf.“

Doch nicht nur bei längerer Abwesenheit wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung müssen Sie die Patientinnen und Patienten darüber informieren, wohin sie sich zum Zeitpunkt des Anrufs wenden können. Auch bei kürzerer Abwesenheit – etwa in der Mittagspause oder nach Praxisschluss – sollten Sie entsprechend informieren. Anbei zwei Beispiele:

Mittagspause:

„Guten Tag, Sie sind verbunden mit der (Fachrichtung) Praxis (Name) in (Ort). Wir sind ab (Uhrzeit) wieder für Sie da. In dringenden Fällen ist Herr/Frau Dr. (Name) telefonisch unter der Rufnummer (Handynummer/Privatnummer) in (Ort) zu erreichen. In lebensbedrohlichen Notfällen wenden Sie sich bitte an den Rettungsdienst unter der Rufnummer 112. Auf Wiederhören.“

Nach Praxisschluss während der Zeiten des organisierten ärztlichen Notdienstes:

„Guten Tag, Sie sind verbunden mit der (Fachrichtung) Praxis (Name) in (Ort). Leider rufen Sie außerhalb unserer Praxisöffnungszeiten an. Wenn Sie ein akutes gesundheitliches Problem haben, wenden Sie sich bitte an den ärztlichen Notdienst unter der Rufnummer 116117. Die Notdienstpraxen können direkt und ohne Termin aufgesucht werden. Weitere Informationen zum Notdienst finden Sie auch im Internet unter www.kvno.de. In lebensbedrohlichen Notfällen wenden Sie sich bitte an den Rettungsdienst unter der Rufnummer 112. Vielen Dank für Ihren Anruf. Auf Wiederhören.“

Die Sicherstellungsassistenz ist neben der Vertragsärztin oder dem Vertragsarzt tätig. Die Beschäftigung von Sicherstellungsassistenten ist immer durch die KV zu genehmigen. Sie wird eingesetzt, um die Patientenversorgung sicherzustellen. Dies können beispielsweise Gründe wie einer gesundheitlichen Einschränkung (max. 24 Monate) oder als Übergangslösung für eine kurzfristig nicht zustande gekommene reguläre Anstellung (max. 6 Monate) sein. Es muss somit kein gesetzlich normierter Sicherstellungsgrund vorliegen. Hier wird jeder Einzelfall geprüft.