Fax- und E-Mailbenutzung in der Arztpraxis

Fax- und E-Mailnutzung gehört in vielen Praxen zum Alltag dazu. Was Ihr dabei beachten solltet, erläutern wir Euch in dieser Woche.

• Mit Blick auf den Datenschutz muss beim Fax-Versand sichergestellt sein, dass nur der gewünschte Fax-Empfänger Kenntnis vom Inhalt des Schreibens erhält. Fax-Nr. kontrollieren, Fax gegebenenfalls beim Empfänger ankündigen.
• Unverschlüsselte E-Mails mit anderen Praxen (z. B. Mitbehandler), die Patientendaten beinhalten, sind absolut tabu. Bei der unverschlüsselten E-Mailbenutzung stellt sich das Problem, dass E-Mails auf dem Weg durch das Internet regelmäßig über viele verschiedene Rechner laufen, bis sie beim Computer des Empfängers ankommen. Auf jedem dieser Rechner kann die Nachricht gelesen und auch verändert werden, ohne dass dies für den Empfänger erkennbar ist. Falls der Patient selbst eine Kontaktaufnahme via E-Mail wünscht, ist dies natürlich möglich. Vorsichtshalber solltet Ihr Euch dies vom Patienten bestätigen lassen.
• Vertrauliche Informationen wie Arztbriefe, Befunde oder Ähnliches dürfen per E-Mail nur versandt werden, wenn Maßnahmen zum Schutz vor unbefugter Kenntnisnahme ergriffen werden, z. B. durch eine Verschlüsselung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Verschlüsselung, dabei auch frei nutzbare Programme, wie beispielsweise 7Zip. Wenn keine Verschlüsselungstechnik verwendet wird, sollten die Patientendaten in jedem Fall pseudonymisiert werden.
• Beim Empfang von E-Mails solltet Ihr immer darauf achten, dass Ihr keine ausführbaren Dateien öffnet, da diese Schadsoftware enthalten können. Mit Prüfprogrammen können E-Mail-Anhänge regelmäßig auf sicherheitsrelevante Inhalte untersucht werden.