Praxis-Anrufbeantworter in den Ferien

Der Anrufbeantworter ist die akustische Visitenkarte Ihrer Arztpraxis. Daher sollten Sie ihn stets aktuell besprechen. Wir geben ein paar Tipps dazu.

Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, wenn Sie den Anrufbeantworter besprechen und achten Sie darauf, dass keine Umgebungsgeräusche zu hören sind. Sprechen Sie langsam, deutlich und in kurzen Sätzen, damit der Anrufer die Informationen gut aufschreiben kann. Ist die Praxis mehrere Tage lang geschlossen, sollten Sie zu Beginn der Bandansage das Datum nennen, an dem Sie wieder erreichbar sind. Wenn die Praxis im Urlaub durch einen Kollegen oder eine Kollegin vertreten wird, sprechen Sie den Namen, die Adresse und die Telefonnummer dieser Praxis langsam auf das Band und wiederholen Sie diese einmal. Ein Hinweis auf die Arztrufzentrale für die Zeiten nach Praxisschluss und am Wochenende ist ebenfalls sinnvoll. Bedanken Sie sich am Ende immer freundlich für den Anruf.

Ein Mustertext könnte zum Beispiel wie folgt lauten: "Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Praxis (Name). Wir sind ab (Datum) wieder für Sie da. Bis dahin wenden Sie sich bitte an unsere Vertretung (Name, Adresse, Telefonnummer, Sprechzeiten). Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie montags, dienstags und donnerstags ab 18 Uhr, mittwochs und freitags ab 13 Uhr und am Wochenende sowie an Feiertagen rund um die Uhr unter der Rufnummer 116 117. Vielen Dank für Ihren Anruf."

Wenn Sie dem Anrufer die Möglichkeit geben möchten, nach dem Ansagetext eine Nachricht zu hinterlassen, sollten Sie den Anrufbeantworter auch während der Praxisschließung regelmäßig abhören und wenn nötig auf Nachrichten reagieren. Bitten Sie den Anrufer in diesem Fall, seinen Namen und seine Telefonnummer zu nennen. Wenn Sie das nicht möchten, schalten Sie diese Funktion einfach aus.