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Für Praxen
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Für die Einhaltung des Datenschutzes waren Praxen bisher bereits verantwortlich. Jetzt muss die Einhaltung nachgewiesen werden. Dafür benötigen Praxen insbesondere eine Dokumentation der technisch-organisatorischen Maßnahmen, welche sie für die Einhaltung des Schutzes personenbezogener Daten ergreifen. Praxen müssen mit Stichproben durch die zuständige Aufsichtsbehörde Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW) rechnen; der Aufsichtsbehörde sind auf Verlangen die Dokumentationen vorzulegen.
Praxen müssen mit beachtlich erhöhten Sanktionen bei Verstößen gegen den Datenschutz rechnen. Diese betragen bis zu 20 Millionen Euro im Jahr bzw. 4 % des Jahresumsatzes.
Datenpannen, wie beispielsweise Hackerangriffe sowie Datenschutzverstöße müssen der zuständigen Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden gemeldet werden. Praxen sollten schriftlich festlegen, wer für die Meldung zuständig ist.
Erforderliche Dokumentationen
Folgende Dokumentationen müssen Praxen zwingend führen und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorlegen:
Verarbeitungsverzeichnis
Interner Datenschutzplan: Aufstellung aller technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes
Ggfs. Datenschutz-Folgenabschätzung
In einem schriftlichen oder elektronischen Verarbeitungsverzeichnis erfasst die Praxis Tätigkeiten bzw. Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies sind insbesondere Patientendaten und Personaldaten. Datenverarbeitung beginnt beim ersten Kontakt des Patienten mit der Praxis: Am Telefon oder am Empfang, evtl. sogar im Internet. Hierunter sind alle Tätigkeiten wie Erheben, Abfragen, Ordnen, Speichern, Anpassen, Ändern, Auslesen, Weiterleiten, Löschen und Vernichten von Daten zu verstehen. Erfasst werden müssen insbesondere
Zweck der Verarbeitung (z.B. ärztliche Dokumentation)
betroffene Personengruppen (z.B. Patienten, Beschäftigte, auch kurzfristige Schulpraktikanten)
Auch die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) stellt auf ihrer Homepage ein Muster eines Verarbeitungsverzeichnisses inkl. Ausfüllbeispielen zur Verfügung.
Das Gesetz macht keine Vorgaben, welche Maßnahmen im Einzelnen dokumentiert werden müssen. Es geht insbesondere um die Vorkehrungen, die in der Praxis getroffen werden, um einen Missbrauch von personenbezogenen Daten auszuschließen. Dazu gehören insbesondere der Umgang mit Zutritten in die Praxis, Zugänge zu digitalen und analogen Daten (Zugriffsberechtigungen), sichere Verwahrung der Daten sowie sichere Vernichtung von Daten nach DIN-Norm 66399, Wahrung der Vertraulichkeit in den Praxisräumlichkeiten, Umgang mit Internet und E-Mail, Bildschirmsperren und Datensicherungen. Durch die Dokumentation kennen alle Praxismitarbeiter die Regeln und bei einer Prüfung kann der Aufsichtsbehörde ein schriftlich dokumentierter Datenschutzplan vorgelegt werden.
Da diese Dokumentationen sehr praxisindividuell sind, gibt es diesbezüglich leider keine Vorlagen oder Muster. Ihr Systembetreuer kann Sie bei der Erstellung der technisch-organisatorischen Maßnahmen unterstützen. Klären Sie bitte vorab die Kosten.
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist eine Abschätzung der Folgen von Verarbeitungsvorgängen für den Schutz personenbezogener Daten. Sie enthält neben der Beschreibung der Vorgänge insbesondere auch eine Bewertung der Notwendigkeit der Vorgänge sowie eine Abschätzung der Risiken inklusive geplanter Abhilfemaßnahmen.
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung muss dann durchgeführt werden, wenn eine Form der Verarbeitung, insbesondere bei Verwendung neuer Technologien (z.B. Einsatz von Cloudtechnologien), aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.
In Praxen wäre dies beispielsweise dann der Fall, wenn aufgrund des Umfangs der Datenverarbeitung ein hohes Datenschutzrisiko besteht. Dies ist in der Regel nur in sehr großen Gemeinschaftspraxen und in Medizinischen Versorgungszentren der Fall. Auch eine systematische Videoüberwachung in den Praxisräumlichkeiten kann ein Grund sein.
Ist eine Datenschutz-Folgeabschätzung erforderlich, muss ein Datenschutzbeauftragter (siehe Punkt V) benannt werden, auch wenn in der Praxis weniger als 10 Mitarbeiter tätig sind.
Im Verhältnis zum Patienten müssen insbesondere folgende Rechte beachtet bzw. umgesetzt werden:
Recht auf Information
Recht auf Auskunft
Recht auf Löschung
Vorliegen von Einwilligungserklärungen.
Praxen müssen Patienten darüber informieren, was mit ihren Daten passiert. Diese Information muss insbesondere Angaben zu Zweck der Verarbeitung sowie zur Rechtsgrundlage enthalten. Auch die Kontaktdaten der Praxis und ggfs. des Datenschutzbeauftragten sollten in der Information enthalten sein.
Die Information kann über einen Aushang in der Praxis erfolgen, der in für Laien verständlicher Sprache verfasst sein muss.
Neben dem Einsichtsrecht hat der Patient auch ein Recht darauf, eine Kopie der zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten. Praxen sollten diesen Prozess dokumentieren, u.a. wie die Daten aus der Praxissoftware exportiert werden können und in welchem Format (Papier, digital) die Informationen bereitgestellt werden.
Ein Recht auf Löschung besteht insbesondere zu gespeicherten Informationen außerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung, beispielsweise wenn Informationen nicht mehr benötigt werden oder wenn eine Einwilligungserklärung zur Weiterleitung von Daten an eine private Verrechnungsstelle widerrufen wird.
Nein, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden. Innerhalb dieser Fristen kann ein Patient nicht die Löschung von Behandlungsdokumentationen verlangen.
Die Behandlungsdokumentation muss zehn Jahre lang nach der letzten Behandlung aufbewahrt werden.
Nach wie vor ist eine schriftliche Einwilligung auf der Grundlage des § 73 Abs. 1b SGB V erforderlich, sofern Behandlungsdaten und Befunde an andere behandelnde Ärzte oder Krankenhäuser weitergegeben werden oder von ihnen angefordert werden müssen.
Zudem müssen Patienten eine Einwilligungserklärung unterschreiben, welche zum Zwecke der Datenübermittlung an Dritte außerhalb der gesetzlich geregelten Datenflüsse maßgeblich ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie Patientendaten zu Abrechnungszwecken an private Verrechnungsstellen weiterleiten.
Auch wenn Patientendaten wie Kontaktinformationen für Service-Angebote (z. B. Recall-Service) genutzt werden sollen, wird eine entsprechende Einwilligungserklärung benötigt.
Zusätzlich dient ein Aushang bzw. die Aushändigung der Patienteninformation innerhalb der Praxis dazu, auf die gesetzlich geregelte Erhebung und Verarbeitung von Daten aufmerksam zu machen (siehe Frage 13). Der bloße Aushang einer Patienteninformation ersetzt jedoch nicht die Einwilligungserklärung in den oben genannten Fällen.
Grundsätzlich muss nur ein nur ein Elternteil unterschreiben. Beim gemeinsamen Sorgerecht ist ein Elternteil als Stellvertreter für den anderen Elternteil tätig und kann zum Kindeswohl für den anderen Elternteil mitentscheiden.
Ab 25. Mai müssen Einwilligungserklärungen einen Hinweis darauf enthalten, dass Patienten ihr Einverständnis jederzeit widerrufen können. Praxen sollten ihre Vorlagen prüfen und ggfs. ergänzen.
Praxen, die Körpermaterial an ein externes Labor übermitteln, müssen mit diesem eine Auftragsverarbeitung schließen (siehe auch Fragen 24-29). Eine gesonderte Erlaubnis des Patienten in Form einer Einwilligungserklärung muss nicht eingeholt werden.
Der Patient kann Dritten, wie Nachbarn oder Angehörigen, eine Vollmacht ausstellen. Ein Umschlag zur Wahrung des Briefgeheimnisses reicht allein nicht aus. Wenn der Dritte in der Praxis bekannt ist, liegt es in der Hand des Arztes, über die Aushändigung zu entscheiden.
Es gibt kein Problem, wenn die Kinder in der Praxis bekannt sind, da sie ihre Eltern auch sonst bei Arztbesuchen begleiten. Auch wenn während des Telefonats die Patienten selbst im Hintergrund dabei sind und das Kind nur dolmetscht, gibt es kein Problem. Ansonsten müssen die Eltern eine Vollmacht für das Kind ausstellen.
Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Immer, wenn ein externer Dienstleister personenbezogene Daten verarbeitet, müssen Praxen mit diesem eine Auftragsverarbeitung (als Anlage zum Hauptvertrag) abschließen. Dies ist insbesondere in folgenden Fällen notwendig:
Wartung/Fernwartung der Praxissoftware
Vernichtung von Akten und Datenträgern durch einen externen Dienstleister
Terminvergabe durch Externe (beinhaltet nicht die Terminservicestellen der KV Nordrhein)
Nutzung von Cloud-Systemen
Auch die Weitergabe von Körpermaterial an ein externes Labor bedarf einer Auftragsverarbeitung.
Praxen sollten diesbezüglich die Dienstleister ansprechen und um die Zusendung eines Entwurfes bitten.
Hinweis: Praxen benötigen keine zusätzliche Einwilligungserklärung des Patienten bei Weitergabe an ein externes Labor, sofern eine Auftragsvereinbarung mit dem Labor geschlossen wurde.
Folgende Inhalte sollte der Vertrag enthalten:
Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
Art und Zweck der Verarbeitung
Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen
Rechte und Pflichten des Auftraggebers sowie dessen Weisungsbefugnisse
Verpflichtung der zur Verarbeitung berechtigten Personen zur Vertraulichkeit
Benennung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die das Unternehmen zum Schutz personenbezogener Daten durchführt (z.B. Einhaltung von Vorgaben der ISO/IEC 27001)
Verpflichtung des Auftragnehmers zur Unterstützung des Auftraggebers bei:
Anfragen und Ansprüchen Betroffener im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung
der Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen und der Daten-schutz-Folgenabschätzung
Rückgabe oder Löschung personenbezogener Daten nach Abschluss der Auftragsverarbeitung
Verpflichtung des Auftragnehmers, dem Auftraggeber alle Informationen zum Nachweis der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten bereitzustellen. Möglich ist auch eine Überprüfung oder Inspektion durch einen vereinbarten Prüfer.
In der Regel besteht kein Grund, bei Beauftragung dieser Berufsgruppe personenbezogene Daten von GKV-Patienten zu übermitteln. Sollte es im Einzelfall einen Grund geben, beispielsweise einem Anwalt personenbezogene Daten zu übermitteln, dann muss für diesen Fall eine Einverständniserklärung vom Patienten eingeholt werden.
Die Beauftragung dieser Berufsgruppe ist keine Auftragsverarbeitung, sondern die Inanspruchnahme fremder Fachleistungen bei einem eigenständig Verantwortlichen mit einem eigenständigen Beratungsvertrag zwischen Kanzlei und Mandant, und nicht als Auftragsverarbeitung im Sinne der DSGVO zu sehen.
Die Weitergabe der Abrechnungsdaten und somit auch der Patientendaten an die Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein erfolgt gemäß § 295 SGB V aufgrund gesetzlicher Verpflichtung und bedarf daher keines Vertrages zur Auftragsverarbeitung. Dasselbe gilt für die Übermittlung von Daten an die gesetzlichen Krankenkassen.
Wenn ein Patient sich in das DMP-Programm einschreibt, willigt er auch in die Datenübertragung an die DMP-Stelle ein. Eine gesonderte Auftragsverarbeitung ist nicht notwendig.
Die Übermittlung von Unfallberichten an die Berufsgenossenschaft ergibt sich aus einer berufsrechtlichen Pflicht. Eine Auftragsverarbeitung ist daher nicht notwendig.
Vertragsärzte müssen Anfragen der gesetzlichen Krankenkassen oder des MDK beantworten – allerdings nur dann, wenn diese bestimmte formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen. Wenn die Anfragen nicht auf den vereinbarten Vordrucken gestellt werden, kann eine Praxis die Antwort unter Umständen verweigern, um Verstöße gegen die ärztliche Schweigepflicht auszuschließen.
Damit Sie wissen, wie ein richtiger, für diesen Zweck vereinbarter, nicht individualisierter Vordruck aussieht, hat die KBV eine Sammlung aller verbindlicher Muster zusammengestellt, von denen grundsätzlich nicht abgewichen werden darf. Wenn Kassen oder der MDK anfragen, sollten sie dafür vor allem die Muster 11, 52 und 86 nutzen.
Die Bestellung ist verpflichtend ab 20 Beschäftigten in der Praxis, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dazu gehören:
Praxisinhaber
angestellte Ärzte
Praxispersonal inkl. Auszubildende
unabhängig davon ob sie in Voll- oder Teilzeit beschäftigt sind.
Wenn in Praxen eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig ist, muss unabhängig von der Anzahl der Praxismitarbeiter ebenfalls ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden.
Die Praxis kann einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen oder einen internen Mitarbeiter dazu benennen, ausgenommen den Praxisinhaber selber. Bei der Benennung eines internen Datenschutzbeauftragten ist dieser weisungsfrei und in der Ausführung dieser Aufgabe durch den Praxisinhaber zu unterstützen. Er muss über die notwendige Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen.
Das Gesetz macht bezüglich der Fachkunde keine klaren Vorgaben. Zur Fachkunde gehören die Kenntnis über die gesetzlichen Vorgaben (insbesondere DSGVO, bürgerliches Gesetzbuch und Strafgesetzbuch), daneben allgemeine IT-Kenntnisse und Kenntnisse über das eingesetzte Praxisverwaltungssystem.
Ferner sollte sich der Datenschutzbeauftragte mit den organisatorischen Praxisabläufen auskennen und didaktische Fähigkeiten besitzen, da er das Praxispersonal schulen und sensibilisieren muss.
Es gibt diesbezüglich keine verbindlichen Regelungen. Theoretisch kann das Wissen auch in einem reinen Selbststudium angeeignet werden. Empfehlenswert ist jedoch der Besuch eines Datenschutz-Seminars, wie es beispielsweise von der KV Nordrhein oder der Ärztekammer angeboten wird. Auch der TÜV bietet entsprechende Seminare an. Zertifikate oder Prüfungen sind nicht erforderlich.
Zu den wichtigsten Aufgaben des Datenschutzbeauftragten gehören:
Umsetzung und Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz
Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme (hier sind vor allem die technisch-organisatorischen Maßnahmen zu beachten)
Schulung und Sensibilisierung der mit der Datenverarbeitung betrauten Beschäftigten
Durchführung von Vorabkontrollen
Durchführung von jährlichen Datenschutzaudits (empfohlen).
Praxisgemeinschaften sind rechtlich selbstständige Organisationseinheiten und werden daher auch einzeln betrachtet. Wenn sich die Praxisgemeinschaft aber auch das Personal teilt, muss dieses mehrfach gezählt werden.
Der Datenschutzbeauftragte muss zwingend der LDI NRW als Landesdatenschutzbehörde gemeldet werden.
Hinweis: Die LDI NRW beabsichtigt, unterlassene Meldungen der Kontaktdaten von Datenschutzbeauftragten während einer Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2018 nicht als Datenschutzverstöße zu verfolgen oder zu ahnden.
Praxen, die eine Homepage oder auch Facebook-Seite betreiben, müssen darauf achten, dass diese eine Datenschutzerklärung beinhaltet. Diese Datenschutzerklärung muss individuell je nach Seiteninhalten angepasst werden, und innerhalb von zwei Klicks immer aufrufbar sein auch im Wartungszustand. So müssen zum Beispiel alle Zwecke aufgeführt werden, zu denen Daten erhoben und verarbeitet werden. Auch die Rechtsgrundlage, auf der Daten verarbeitet werden, muss benannt sein.
Weiterhin muss ein Hinweis auf das Recht zur Auskunft wie auf das Recht auf Löschung und Widerspruch enthalten sein. An allen Stellen auf der Homepage, wo Patientendaten erhoben werden, wie etwa bei der Bestellung von Newslettern oder der Online-Terminvergabe müssen auch entsprechende Hinweise aufgenommen werden.
Hier finden Sie ein Muster für eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Homepage:
Die KV Nordrhein kann und darf keine detaillierten Fragen zur Homepage und Facebook-Seiten beantworten. Praxen sollten sich an ihren Anwalt oder ihr Softwarehaus wenden.
