Allgemeines zu Abrechnungen

Diese Unterlagen bewahren Sie in Ihrer Praxis auf, die KV Nordrhein benötigt sie nicht. Für die ausgefüllten Dokumentations-/Berichtsvordrucke der Kindervorsorge inklusive Hüftsonografiescreening, der Jugendgesundheitsuntersuchung, der Gesundheitsuntersuchung und der Krebsvorsorgeuntersuchung gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sie dürfen digital dokumentieren, wenn die Dokumentation unveränderbar und reproduzierbar erfolgt.

Bitte bewahren Sie diese Scheine vier Quartale in Ihrer Praxis auf, die KV Nordrhein benötigt sie nicht.

Auch diese Scheine bewahren Sie bitte vier Quartale in Ihrer Praxis auf, die Kassenärzt­liche Vereinigung Nordrhein benötigt sie nicht. Beachten Sie, dass eine Durchschrift von Muster 19 für den weiterbehandelnden Arzt ist. Ihre Durchschrift gilt als ärztliche Dokumentation und ist somit zehn Jahre aufzubewahren.

Ein Ausdruck dieser Dokumente ist für die Abrechnung nicht erforderlich. Sie entscheiden, ob ein Ausdruck für Ihre Dokumentation notwendig ist – es gibt keine Aufbewahrungspflicht dafür.

Ja, wenn Sie die Sammelerklärung als elektronische Sammelerklärung mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) übermitteln.

Außer der papierenen Sammelerklärung reichen Sie uns Teilnahmeerklärungen der Patienten an bestimmten Sonderverträgen ein, sofern vorhanden. Das betrifft zum Beispiel den Blutzuckerteststreifen-Strukturvertrag mit der AOK Rheinland/Hamburg.

Außerdem gibt es noch verschiedene Nachweise, Dokumentationen oder Rechnungen, die Sie uns einreichen, wenn Sie bestimmte Leistungen erbringen/abrechnen. Dazu gehören unter anderem die künstliche Befruchtung, die allgemeine Palliativ-Versorgung (AAPV-Verträge) und die Abrechnung von Sachkosten, zum Beispiel im Zusammenhang mit bestimmten Operationen. Wenn Sie wissen wollen, ob Sie eine weitere Unterlage einreichen müssen, können Sie sich gern an die Serviceteams wenden.

Lehnt das Praxisverwaltungssystem (PVS) die Karte ab, fragen Sie den Patienten zunächst, ob er von seiner Krankenkasse eine neue Karte erhalten hat, und nutzen diese.Kann der Patient keine neue Karte vorlegen, wenden Sie zurzeit das Ersatzverfahren an. Dazu pflegen Sie die Daten des Versicherten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Krankenkasse, Versichertenart, Postleitzahl und nach Möglichkeit auch die Krankenversichertennummer) manuell in das PVS ein oder übernehmen die Daten aus dem Patientenstamm. Anschließend bestätigt der Patient auf dem Abrechnungsschein (Muster 5), dass er bei der genannten Krankenkasse versichert ist.Sollte er bis Ende des Quartals keine neue Karte vorlegen, können die Leistungen nach Angaben des GKV-Spitzenverbandes zum jetzigen Zeitpunkt trotzdem mittels Ersatzverfahren abgerechnet werden.Dies gilt nicht, wenn die vorgelegte Karte keine Gültigkeit mehr aufweist. In diesem Fall muss die Praxis dann die Behandlung in Rechnung stellen, wenn innerhalb von 10 Tagen keine gültige Karte vorgelegt wird.

Sie übermitteln uns die Abrechnung für das

• 1. Quartal 2026: ab dem 20. März bis zum 12. April 2026
• 2. Quartal 2026: ab dem 20. Juni bis zum 12. Juli 2026
• 3. Quartal 2026: ab dem 20. September bis zum 12. Oktober 2026
• 4. Quartal 2026: ab dem 20. Dezember 2026 bis zum 12. Januar 2027

Sollten Sie die Sammelerklärung nicht zusammen mit der Abrechnung elektronisch an uns schicken, reicht es, wenn Sie die unterschriebene Papier-Sammelerklärung per Brief innerhalb von sieben Tagen nach Senden der Abrechnung an Ihre zuständige Bezirksstelle senden.

Postanschrift:
Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein
40182 Düsseldorf

Sie können die Sammelerklärung auch vorab faxen:
Bezirksstelle Düsseldorf +49211 5970 33205
Bezirksstelle Köln +49211 5970 33300

Seit Anfang dieses Jahres wird die Sammelerklärung nicht mehr per Post an Sie verschickt. Sie finden die Sammelerklärung zum Herunterladen auf der Internetseite der Kassenärztlichen Vereinigung Nordrhein. Das geht über unser Downloadcenter, das Sie unten auf unserer Homepage finden. Dort geben Sie einfach den Suchbegriff "Sammelerklärung" ein; dann erscheinen die Sammelerklärungen für ermächtigte Ärzte, Krankenhäuser und zugelassene Ärzte in alphabetischer Reihenfolge – Sie können die für Sie zutreffende einfach per Klick auswählen. Sie können die Sammelerklärungen auch direkt im Internet erreichen:

Als Vertragsarzt müssen Sie keine Behandlungsscheine mit der Abrechnung einreichen.

Erhaltene Behandlungsscheine, Überweisungen und selbstausgestellte Vertreter- oder Notfallscheine bewahren Sie vier Quartale in der Praxis auf. Einzig im Rahmen des Asylvertrages mit dem Land NRW gilt eine andere Aufbewahrungsfrist: Vom Regierungspräsidenten ausgestellte Berechtigungsscheine sind zwei Jahre aufzubewahren.

Wenn der komplette Fall noch nicht abgerechnet wurde, können Sie ihn bis zu vier Quartale als Nachzügler abrechnen. Das können verspätet vom Vertreter erhaltene Notfälle sein oder Privatpatienten/BG-Fälle, bei denen sich im Nachhinein herausstellt, dass sie über die gesetzliche Krankenversicherung abzurechnen sind. Einen solchen Fall aus dem 3. Quartal 2015 können Sie also spätestens noch mit der Abrechnung des 3. Quartals 2016 einreichen.

Diese Leistungen sind jetzt nach der Gebühren­ordnungsposition 38100 und 38105 abzurechnen; der Einheitliche Bewertungsmaßstab wurde zum 1. Juli 2016 entsprechend geändert.