ePA im Praxistest: erste Erfahrungen aus NRW

Laborwerte, Arztbriefe, Medikationspläne: abrufbar in Sekunden. Die neue elektronische Patientenakte, die ePA für alle, verspricht viel. Doch funktioniert sie auch im echten Praxisalltag? Die Kassenärztlichen Vereinigungen Nordrhein und Westfalen-Lippe wollten es genau wissen. Gemeinsam mit der Krankenhausgesellschaft Nordrhein-Westfalen bildeten sie die ePA-Modellregion NRW – als dritte Säule neben den Pilotregionen der gematik in Hamburg und Franken.

123 Praxen aus NRW machten mit, außerdem zehn Krankenhäuser. Das gemeinsame Ziel der Beteiligten: Erfahrungen aus erster Hand sammeln und die bundesweite Einführung der ePA mit vorbereiten. „Uns ging es um eine eigene Sicht – direkt aus den Praxen, ohne Filter durch Projektstrukturen aus anderen Modellregionen, des Bundesgesundheitsministeriums oder der gematik“, fasst Dr. med. Thorsten Hagemann zusammen, der als Stabsstellenleiter eHealth die ePA-Modellregion aufseiten der KVNO koordinierte.

Das Konzept ging auf: Der Austausch mit den Testpraxen lieferte konkrete Hinweise auf technische Herausforderungen und funktionierende Lösungen. 

Seit dem 29. April können nun grundsätzlich alle Praxen die ePA nutzen – vorausgesetzt, ihre Praxissoftware stellt sie bereits zur Verfügung. Ab Oktober 2025 wird die Nutzung verpflichtend. In Verhandlungen mit dem Bundesgesundheitsministerium konnte erreicht werden, dass Sanktionen zunächst bis zum Jahreswechsel ausgesetzt sind. 

Für Hagemann steht fest: Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um die ePA im Alltag zu erproben. „Die aktuelle Hochlaufphase bietet eine gute Chance, sich mit der Akte vertraut zu machen und sie im Behandlungskontext in Ruhe auszuprobieren. Bereits jetzt sind zentrale Funktionen wie die elektronische Medikationsliste und die Dokumentenübersicht nutzbar. Der Zeitpunkt vor der verpflichtenden Einführung ist günstig, um erste Erfahrungen zu sammeln und Arbeitsabläufe in der Praxis anzupassen.“

So geht es weiter

Die ePA entwickelt sich laufend weiter. So ist für Frühjahr 2026 ein strukturierter elektronischer Medikationsplan mit Elementen für die Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS) geplant. Eine Volltextsuche wird helfen, schneller durch die Akte zu navigieren.

Anfangshürden und echte Fortschritte

Unter realen Bedingungen prüfen, was funktioniert – und was noch nicht: Das war das Ziel der ePA-Modellregion NRW. Der Fokus der Pilotpraxen lag darauf, die Praxistauglichkeit der elektronischen Patientenakte zu bewerten. Wie funktionieren die Prozesse rund um den Zugriff auf die ePA? Wie gelingt das Hoch- und Herunterladen von Informationen wie Laborbefunden, Arztbriefen oder der eAU? Ein interdisziplinäres Projektteam der KVNO begleitete die Testpraxen engmaschig. Die Erkenntnisse flossen direkt an die gematik und die PVS-Anbieter. So konnten technische Hürden früh erkannt und angegangen werden. 

„Gamechanger“ eML

Nicht jede Praxis war sofort startklar. Vor allem zu Beginn fehlte bei vielen das aktuelle ePA-3.0-Modul, in einigen Fällen war der Zugriff auf die Aktensysteme fehleranfällig. Trotzdem: Wer vollständig angebunden war, meldete schon früh echten Mehrwert – vor allem durch die eMedikationsliste (eML). 

Darin sehen Ärztinnen und Ärzte auf einen Blick, welche Arzneimittel ihre Patientinnen und Patienten bereits auf elektronischem Wege verordnet bekommen haben. Das macht die eigene Therapieentscheidung leichter – und kann im Notfall sogar Leben retten. „Häufig wissen Patienten nicht genau, welche Medikamente sie einnehmen – mithilfe der eML lässt sich dies schnell und zuverlässig klären“, so Dr. med. Dietmar Krause, Internist und Mittester der ePA in Nordrhein (siehe auch Interview auf Seite 10). Ein anderer Kollege hebt hervor, dass durch die eML nun Doppel- und Mehrfachverordnungen vermieden werden könnten. 

ePA-Nutzung deutlich gesteigert

Das KVNO-Projektteam stand den Pilotpraxen zu jeder Zeit zur Seite – per E-Mail, über Infoveranstaltungen und Austauschformate mit PVS-Herstellern. Alle zwei Wochen fanden Online-Befragungen statt, in denen KVNO und gematik den Status quo in den Pilotpraxen erhoben. Der ePA-Zugriff stieg von 65 auf zuletzt fast 90 Prozent. Die eML wird mittlerweile von mehr als 50 Prozent der Praxen aktiv genutzt – das sind mehr als dreimal so viel wie in den ersten Erhebungen.

Fast 60 Prozent der Pilotpraxen bewerteten die Nutzbarkeit der ePA im PVS zum Ende der Erprobungsphase mit „sehr gut“ oder „gut“, ein weiteres Viertel mit „befriedigend“. „Inzwischen sehen wir bei unseren Patientinnen und Patienten immer häufiger, dass bereits erste Dokumente von anderen Behandlern in der ePA hinterlegt sind. Das spart Zeit, erleichtert die Orientierung und macht neugierig auf das, was noch kommt“, freut sich eine Projektteilnehmerin. 

Die Rückmeldungen aus den Pilotpraxen zeigen deutlich: Die ePA für alle ist auf einem guten Weg. Die Erfahrungen der Praxen sind direkt in die Weiterentwicklung der Systeme geflossen. Damit hat die ePA-Modellregion NRW wesentlich dazu beigetragen, dass die Patientenakte ab Oktober als sinnvolle digitale Anwendung in der täglichen Versorgung genutzt werden kann. „Die ePA wird im Anwendungsalltag schnell an Reife gewinnen“, ist KVNO-IT-Berater Thomas Höll überzeugt: „Ihr Nutzen für die Versorgung wird größer, Ärzte und Psychotherapeuten werden profitieren.“

Die KVNO will die Praxen auf dem Weg dahin weiter begleiten. „Wir werden demnächst zusammen mit den Pilotpraxen in Nordrhein eine digitale Community ins Leben rufen. Weitere interessierte Praxen sind herzlich dazu eingeladen, sich anzuschließen“, kündigt Stabsstellenleiter Thorsten Hagemann an. 

Der eHealth-Experte kann sich vorstellen, dass sich der Themenkreis für eine solche Praxiscommunity auch auf weitere digitale Projekte erweitern lässt – etwa besondere Anwendungsfälle zu digitalen Innovationen in der Praxis, deren Ergebnisse dann allen KVNO-Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden könnten: „Die ePA-Modellregion hat gezeigt, dass es viele Praxen bei uns gibt, die innovativ und kreativ vorangehen möchten. Hierfür bieten wir gern einen organisatorischen Rahmen an.“

KOB – Siegel für sichere Software

Noch nicht alle Praxisverwaltungssysteme (PVS) erfüllen bereits die Voraussetzungen, um auf die ePA zuzugreifen. Grundsätzlich gibt es drei Bedingungen, damit eine Praxis die ePA für alle nutzen kann: Die Praxis ist an die Telematikinfrastruktur (TI) angebunden, sie verfügt über einen TI-Konnektor der Stufe PTV4+ oder höher – und: Die verwendete Praxissoftware hat das sogenannte Konformitätsbewertungsverfahren der gematik, kurz: KOB, erfolgreich durchlaufen. Es prüft, ob Softwarelösungen sicher, datenschutzkonform und interoperabel sind. Nur Systeme mit bestandenem KOB dürfen künftig auf besonders sensible Funktionen zugreifen. 

Das KOB wirkt also wie ein Qualitätssiegel. Für die ePA kommt das Verfahren jetzt erstmals bei der elektronischen Medikationsliste (eML) zum Einsatz. Das heißt konkret: Nur Systeme mit bestandenem KOB haben künftig Zugriff auf die ePA und somit auch auf die eML. 

Ohne Siegel keine Abrechnung

Das KOB-Zertifikat ist auch für die Abrechnung wichtig. Kassenärztliche Vereinigungen müssen künftig prüfen, ob ein PVS zertifiziert ist. Nur dann dürfen sie die Quartalsabrechnungen entgegennehmen.

Bis Ende 2025 gilt aber noch eine Übergangsfrist. Die KBV hat sich mit dem Bundesgesundheitsministerium auf eine vorläufige Auslegungsrichtlinie geeinigt, wonach diese Regelung bis zum Jahreswechsel ausgesetzt ist. Wie es danach weitergeht, muss in weiteren Verhandlungen geklärt werden. 

Was Praxen jetzt tun sollten, wenn sie unsicher sind, ob ihr PVS das KOB-Verfahren bereits durchlaufen hat: „Fragen Sie bei Ihrem Systemhaus nach, ob eine Zulassung zum Abruf der eMedikationsliste besteht – oder für wann die Zertifizierung geplant ist“, empfiehlt Silke Hochheim, Referentin im Team eHealth der KVNO.

• Thomas Lillig