Telematikinfrastruktur: Der Umstieg auf den eArztbrief spart Praxen Zeit und Geld

Der Arztbrief bildet das Rückgrat der Behandlungskommunikation zwischen Ärztinnen und Ärzten über einen gemeinsamen Patienten. Pro Jahr werden rund 140.000.000 Arztbriefe im ambulanten und stationären Sektor in Deutschland erstellt. Im niedergelassen Bereich sind es vor allem Fachärztinnen und -ärzte, die Arztbriefe erstellen und an Kolleginnen und Kollegen versenden, von denen Patienten überwiesen wurden.

Zur Arztbrieferstellung bei KV-Mitgliedern besteht eine explizite Verpflichtung über den Bundesmantelvertrag und im EBM sind Honorare dafür ausgewiesen, die integraler Bestandteil einer Behandlung sind. Darüber hinaus versenden Krankenhäuser Arztbriefe an niedergelassene Haus- und Fachärztinnen und -ärzte als Ergebnis einer stationären Diagnostik oder nach einem Krankenhausaufenthalt (sogenannter Entlassbrief).

Hausärztinnen und -ärzte sind bis auf wenige Ausnahmen Empfänger von Arztbriefen, die von Fachärztinnen und -ärzten oder aus Krankenhäusern kommen. Fachärztinnen und -ärzte können in einer Doppelrolle sein und auch zu Empfangenden werden, wenn es sich um eine Weiterüberweisung ihnen zugewiesener Patientinnen und Patienten handelt. Die Regelungen für den eArztbrief, insbesondere betreffs der technischen Handhabung im PVS und der Honorierung im EBM, gelten entsprechend auch für elektronische Briefe und Berichte im Bereich der Psychologischen Psychotherapeutinnnen/Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeutinnen/-psychotherapeuten.

Es gibt grundsätzlich zwei unterschiedliche Methoden, einen Arztbrief zu verschicken, mit diversen Variationen:

1. Der Arztbrief wird mit einem Textverarbeitungssystem erstellt, das mit dem Praxisverwaltungssystem (PVS) verbunden ist, aus dem heraus die Patientenstammdaten eingespeist werden.
2. Im PVS werden einzelne Komponenten einer medizinischen Dokumentation (zum Beispiel Anamnesen und Diagnosen) zu einem Arztbrief „zusammengeklickt“.

Anschließend wird der Arztbrief vom PVS zum Versand (per Fax, Ausdruck auf dem Drucker) angeboten. Faxversand macht aktuell 90 Prozent der Versände insgesamt aus und bedeutet in der Regel elektronisches Fax. Das heißt, das Fax wird aus dem PVS heraus ohne Papierausdruck über einen Faxserver digital verschickt. Faxdateien müssen von den Medizinischen Fachangestellten (MFA) (an)gelesen werden, um eine Zuordnung zu einem Patienten im PVS sicherzustellen. Papierne Faxe und Briefe müssen vor der Zuordnung zur richtigen Patientenakte im PVS noch eingescannt werden.

Was ist ein eArztbrief?

Von einem eArztbrief spricht man, wenn der Inhalt/Text eines Arztbriefes über ein sicheres Ende-zu-Ende-verschlüsselndes E-Mail-System verschickt und empfangen wird. Dazu gab es im Gesundheitswesen als Transportweg KV-Connect, über das in Deutschland etwa zehn Prozent der Arztpraxen verfügen. KV-Connect wird abgelöst vom zugelassenen Kommunikationsdienst KIM in der Telematikinfrastruktur (TI). Seit 1. April 2021 sind andere elektronische Übertragungswege unzulässig und werden nicht mehr vergütet. Vor dem Hintergrund der verpflichtenden Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die auch mit KIM transportiert wird, werden spätestens in 2023 nahezu 100 Prozent der Praxen mit KIM erreichbar sein. Der eArztbrief ist im Gegensatz zur eAU jedoch freiwillig. KIM-eArztbriefe bestehen datentechnisch aus zwei Komponenten:

1. Header des eArztbriefes: Dabei handelt es sich um eine von einer etablierten Standardisierungsorganisation (HL7 Deutschland) definierten XML-Spezifikation (CDA), in der die wesentlichen Patientenstamm- und Praxisdaten des Arztbrieferstellers/der Arztbrieferstellerin enthalten sind, die eine maschinelle Zuordnung ermöglichen.
2. Body des eArztbriefes mit dem medizinischen Inhalt: Dafür ist PDF als Datenformat definiert. Grundsätzlich ist in der Spezifikation ergänzend zu PDF auch XML für den Body in einer strukturierten Übertragung granularer Daten möglich. Das bedeutet, Daten wie Diagnosen könnten so auch automatisch erkannt und in die Patientenakte ergänzt werden. Diese Erweiterung wird aber bisher praktisch kaum genutzt.

Zum Versenden von eArztbriefen benötigen Ärztinnen und Ärzte einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA), der für die Identifizierung des Inhabers im elektronischen Netz benötigt wird. Mit ihm kann auch eine rechtssichere elektronische Unterschrift erstellt werden, die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Viele Arztpraxen haben sich in den letzten Monaten für die eAU KIM zugelegt. Wer eAU mit KIM kann, ist grundsätzlich auch in der Lage, eArztbriefe mit KIM zu versenden oder zu empfangen. Hinzu kommt, dass nach dem Willen des Gesetzgebers der eArztbrief mit KIM insbesondere für Versender-Praxen als einzig wirtschaftliche Lösung im EBM etabliert wurde. Versender (Fachärzte/-ärztinnen) haben je nach Arztgruppe bei Nutzung von Fax oder Briefpost gegenüber KIM-eArztbrief ein kalkulatorisches Defizit von 25–100 Euro im Quartal. Für Empfänger (Hausärzte) gibt es 0,27 Euro pro eArztbrief, der Betrag ist allerdings gedeckelt auf 24,80 Euro pro Quartal. Was muss eine Praxis tun, um mit dem KIM-eArztbrief zu starten? Zunächst sollte sie mit dem PVS-Anbieter sprechen, ob alle Funktionen für den eArztbrief vorhanden sind; manche PVS-Anbieter rufen für das eArztbrief-Modul einen separaten Preis auf. Dann sollten sich die Niedergelassenen vom PVS-Anbieter erklären lassen, wie eArztbrief-Erstellung und -empfang konkret funktionieren. Je nachdem, ob man versendende oder empfangende Praxis ist, ist es wesentlich, die wichtigsten Partnerpraxen darüber zu informieren, dass man auf eArztbrief mit KIM umsteigen möchte, und die KIM-Adresse bekanntzugeben.

• Gilbert Mohr