KVNO aktuell Letzte Änderung: 14.09.2022 12:15 Uhr

Telematikinfrastruktur: Der Umstieg auf den eArztbrief spart Praxen Zeit und Geld

Der Umstieg auf den elektronischen Arztbrief (eArztbrief) lohnt sich für Niedergelassene nicht nur finanziell, sondern macht auch die Prozesse in der Praxis effizienter. Das Personal hat damit mehr Zeit für fachbezogene Tätigkeiten. Zudem ist der eArztbrief nicht nur sicherer, sondern auch schneller beim Empfänger – und für die Umstellung auf die elektronische Variante müssen Praxen in der Regel nicht viel tun.

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Der Arztbrief bildet das Rückgrat der Behandlungskommunikation zwischen Ärztinnen und Ärzten über einen gemeinsamen Patienten. Pro Jahr werden rund 140.000.000 Arztbriefe im ambulanten und stationären Sektor in Deutschland erstellt. Im niedergelassen Bereich sind es vor allem Fachärztinnen und -ärzte, die Arztbriefe erstellen und an Kolleginnen und Kollegen versenden, von denen Patienten überwiesen wurden.

Zur Arztbrieferstellung bei KV-Mitgliedern besteht eine explizite Verpflichtung über den Bundesmantelvertrag und im EBM sind Honorare dafür ausgewiesen, die integraler Bestandteil einer Behandlung sind. Darüber hinaus versenden Krankenhäuser Arztbriefe an niedergelassene Haus- und Fachärztinnen und -ärzte als Ergebnis einer stationären Diagnostik oder nach einem Krankenhausaufenthalt (sogenannter Entlassbrief).

Hausärztinnen und -ärzte sind bis auf wenige Ausnahmen Empfänger von Arztbriefen, die von Fachärztinnen und -ärzten oder aus Krankenhäusern kommen. Fachärztinnen und -ärzte können in einer Doppelrolle sein und auch zu Empfangenden werden, wenn es sich um eine Weiterüberweisung ihnen zugewiesener Patientinnen und Patienten handelt. Psychologische Psychotherapeutinnen und -therapeuten (circa 25 Prozent der KV-Mitglieder) erstellen und erhalten keine Arztbriefe im Sinne des EBM.

 

Das Schaubild vergleicht den umständlichen Weg beim nicht elektronischen Arztbrief und den direkten Weg beim elektronischen Arztbrief.
© ZI

Es gibt grundsätzlich zwei unterschiedliche Methoden, einen Arztbrief zu verschicken, mit diversen Variationen:

  1. Der Arztbrief wird mit einem Textverarbeitungssystem erstellt, das mit dem Praxisverwaltungssystem (PVS) verbunden ist, aus dem heraus die Patientenstammdaten eingespeist werden.
  2. Im PVS werden einzelne Komponenten einer medizinischen Dokumentation (zum Beispiel Anamnesen und Diagnosen) zu einem Arztbrief „zusammengeklickt“.

Anschließend wird der Arztbrief vom PVS zum Versand (per Fax, Ausdruck auf dem Drucker) angeboten. Faxversand macht aktuell 90 Prozent der Versände insgesamt aus und bedeutet in der Regel elektronisches Fax. Das heißt, das Fax wird aus dem PVS heraus ohne Papierausdruck über einen Faxserver digital verschickt. Faxdateien müssen von den Medizinischen Fachangestellten (MFA) (an)gelesen werden, um eine Zuordnung zu einem Patienten im PVS sicherzustellen. Papierne Faxe und Briefe müssen vor der Zuordnung zur richtigen Patientenakte im PVS noch eingescannt werden.

Was ist ein eArztbrief?

Von einem eArztbrief spricht man, wenn der Inhalt/Text eines Arztbriefes über ein sicheres Ende-zu-Ende-verschlüsselndes E-Mail-System verschickt und empfangen wird. Dazu gab es im Gesundheitswesen als Transportweg KV-Connect, über das in Deutschland etwa zehn Prozent der Arztpraxen verfügen. KV-Connect wird abgelöst vom zugelassenen Kommunikationsdienst KIM in der Telematikinfrastruktur (TI). Seit 1. April 2021 sind andere elektronische Übertragungswege unzulässig und werden nicht mehr vergütet. Vor dem Hintergrund der verpflichtenden Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), die auch mit KIM transportiert wird, werden spätestens in 2023 nahezu 100 Prozent der Praxen mit KIM erreichbar sein. Der eArztbrief ist im Gegensatz zur eAU jedoch freiwillig. KIM-eArztbriefe bestehen datentechnisch aus zwei Komponenten:

  1. Header des eArztbriefes: Dabei handelt es sich um eine von einer etablierten Standardisierungsorganisation (HL7 Deutschland) definierten XML-Spezifikation (CDA), in der die wesentlichen Patientenstamm- und Praxisdaten des Arztbrieferstellers/der Arztbrieferstellerin enthalten sind, die eine maschinelle Zuordnung ermöglichen.
  2. Body des eArztbriefes mit dem medizinischen Inhalt: Dafür ist PDF als Datenformat definiert. Grundsätzlich ist in der Spezifikation ergänzend zu PDF auch XML für den Body in einer strukturierten Übertragung granularer Daten möglich. Das bedeutet, Daten wie Diagnosen könnten so auch automatisch erkannt und in die Patientenakte ergänzt werden. Diese Erweiterung wird aber bisher praktisch kaum genutzt.

Zum Versenden von eArztbriefen benötigen Ärztinnen und Ärzte einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA), der für die Identifizierung des Inhabers im elektronischen Netz benötigt wird. Mit ihm kann auch eine rechtssichere elektronische Unterschrift erstellt werden, die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Vergütung eArztbrief

Nach dem E-Health-Gesetz zahlen die Krankenkassen eine Vergütungspauschale von insgesamt 55 Cent für jeden elektronisch übermittelten Brief, wenn dessen Übertragung sicher erfolgt und der Papierversand entfällt:

  • 28 Cent erhalten Ärzte für den Versand eines eArztbriefs (GOP 86900).
  • 27 Cent erhalten die Empfänger der eArztbriefe (GOP 86901).

Für die Pauschalen gilt seit 1. April 2020 ein gemeinsamer Höchstwert von 23,40 Euro je Quartal und Ärztin, Arzt, Psychotherapeut und -therapeutin.

Voraussetzung für den Erhalt der Vergütung für das Versenden und Empfangen eines eArztbriefes ist, dass dadurch jeweils der Versand als Brief oder Fax entfällt und keine zusätzlichen Kostenpauschalen des Abschnitts 40.4 des EBM hierfür abgerechnet werden.

Seit dem 1. Juli 2020 wird - befristet auf einen Zeitraum von drei Jahren - ein neuer Zuschlag in den Abschnitt 1.6 (Schriftliche Mitteilungen, Gutachten) des EBM aufgenommen:

  • Zuschlag zur eArztbrief-Versandpauschale gemäß Anlage 8 Paragraf 2 Absatz 3 der TI-Finanzierungsvereinbarung: 1 Punkt (2020: 11 Cent; GOP 01660)

Der Zuschlag wird auch dann vergütet, wenn der Höchstwert für den Versand und Empfang von eArztbriefen gemäß der TI-Finanzierungsvereinbarung (23,40 je Quartal und Arzt/Ärztin) erreicht beziehungsweise überschritten wird, und fließt nicht in dessen Berechnung ein.

Viele Arztpraxen haben sich in den letzten Monaten für die eAU KIM zugelegt. Wer eAU mit KIM kann, ist grundsätzlich auch in der Lage, eArztbriefe mit KIM zu versenden oder zu empfangen. Hinzu kommt, dass nach dem Willen des Gesetzgebers der eArztbrief mit KIM insbesondere für Versender-Praxen als einzig wirtschaftliche Lösung im EBM etabliert wurde. Versender (Fachärzte/-ärztinnen) haben je nach Arztgruppe bei Nutzung von Fax oder Briefpost gegenüber KIM-eArztbrief ein kalkulatorisches Defizit von 25–100 Euro im Quartal. Für Empfänger (Hausärzte) gibt es 0,27 Euro pro eArztbrief, der Betrag ist allerdings gedeckelt auf 24,80 Euro pro Quartal. Was muss eine Praxis tun, um mit dem KIM-eArztbrief zu starten? Zunächst sollte sie mit dem PVS-Anbieter sprechen, ob alle Funktionen für den eArztbrief vorhanden sind; manche PVS-Anbieter rufen für das eArztbrief-Modul einen separaten Preis auf. Dann sollten sich die Niedergelassenen vom PVS-Anbieter erklären lassen, wie eArztbrief-Erstellung und -empfang konkret funktionieren. Je nachdem, ob man versendende oder empfangende Praxis ist, ist es wesentlich, die wichtigsten Partnerpraxen darüber zu informieren, dass man auf eArztbrief mit KIM umsteigen möchte, und die KIM-Adresse bekanntzugeben.

  • Gilbert Mohr

Welche Vorteile hat der eArztbrief mit KIM?

Versenderseite
Empfängerseite

Wer Fax verschickt, verstößt gegen Datenschutzvorgaben, da Fax heute IP-basiert ist. KIM ist datenschutzrechtlich sauber.

Eingehende eArztbriefe werden vom PVS auf Basis ihrer sogenannten Dienstkennung (systematische Kennzeichnung von KIM-Nachrichten, die Auskunft gibt, um was es sich beim Inhalt handelt, also zum Beispiel „eAU-Quittung“ oder „eArztbrief“) sortiert und zur Vorbearbeitung durch die MFA aufbereitet. Das bedeutet: kein Einscannen und reduzierte manuelle Prozesssteuerung.

Gegenüber dem Papier-Arztbrief entfallen beim KIM-eArztbrief Ausdruck und Kuvertierung.

Die Zuordnung zur Patientenakte der betreffenden Patientinnen und Patienten läuft über die Header-Inhalte weitestgehend automatisch. Nur in Zweifelsfällen muss die MFA noch eingreifen – Vorteil Zeitersparnis.

Etwa 70 Prozent aller Arztpraxen sind zurzeit schon mit KIM erreichbar und befinden sich mit ihrer KIM-Adresse im TI-Verzeichnisdienst, Tendenz steigend.

Die Ärztinnen und Ärzte erhalten in ihrem Workflow am Bildschirm Hinweise, zu welchen Patientinnen und Patienten Arztbriefe eingegangen sind, und können sich die neuen Unterlagen komfortabel in der Patientenakte anschauen sowie gegebenenfalls weitere Maßnahmen ergreifen.

Der Workflow mit der Komfortsignatur des eHBA ist idealerweise effektiver als mit der manuellen Unterschrift auf Papier.

Alle eArztbriefe sind mittels eHBA qualifiziert signiert (QES). Höhere Rechtssicherheit gegenüber heute (oft nicht unterschrieben) bei haftungsrechtlichen Auseinandersetzungen, zum Beispiel Klagen von Patientinnen und Patienten wegen Behandlungsfehlern.

Der EBM ist bei der Arztbriefvergütung auf eArztbrief mit KIM justiert, nur darüber lässt sich maximales Honorar für Praxis erzielen.