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Die Cloud macht es möglich: Nie mehr Material-Engpässe

04.09.2018 KVNO aktuell, Verordnungsinfos

Das Verwalten von Daten in einer sogenannten Cloud ist eine praktische Option digitaler Technologien, zum Beispiel beim Materialbestand. Auch der Urlaubsplan der Praxis kann in der Cloud abgelegt werden.

Dadurch ist der Zugriff an jedem Ort und zu jeder Zeit möglich. Möchte beispielsweise eine Beschäftigte ihren Urlaub zuhause planen, kann sie jederzeit ihren Wunschtermin mit denen der anderen abgleichen.

Noch weit entlastender für die tägliche Arbeit ist aber die Verwaltung des Materialbestands der Praxis über eine Datenbank in der Cloud. Erlaubt man den Zugriff den beliefernden Apotheken und sonstigen Lieferanten von Praxisbedarf, funktioniert das Bestellwesen völlig automatisiert.

Das Bild zeigt den Ablauf der Cloud-SSB-Bestellungen.

Praxis, Apotheke und Sprechstundenbedarfs-Lieferant greifen gemeinsam auf Bestandsverzeichnisse zu.

Dazu ist lediglich eine Exceltabelle mit dem Materialbestand der Praxis erforderlich. In dieser erfasst man Minimal- und Maximalbestände sowie in regelmäßigen Abständen die Lagervorräte der Praxis.

Mithilfe einiger einfachen Formel- bzw. Bedingungseingaben kann dann ein Fehlbestand durch Farbkodierung visualisiert werden.

Nie mehr Engpässe

Es können natürlich mehrere Tabellen erstellt werden – für jeden einzelnen Lieferanten. In unserer Praxis gibt es zwei Tabellen: eine für die Partnerapotheke und eine für den Lieferanten sonstigen Praxisbedarfs.

Seit der Einführung des Verfahrens vor fünf Jahren kam es bei uns nie mehr zu Störungen des Praxisbetriebs durch fehlendes Material.

Das Bild zeigt eine Beispieltabelle für SSB-Bestellungen.
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So könnte die Übersicht zum Materialbestand aussehen. Unterschiedliche Farben zeigen an, wann Bestände knapp werden.

Praxisinhaber und Mitarbeiter, die Interesse an digitalen Technologien haben und etwas mit der Cloud experimentiert haben, finden sicherlich noch einige andere Anwendungsmöglichkeiten.

Die Cloud ermöglicht außerdem die Synchronisierung von Daten auf mehreren Computern und erlaubt damit beispielsweise auch das Qualitätshandbuch an mehreren Praxisstandorten sowie auf dem Heimrechner aktuell zu halten.

Dr. med. Oscar Pfeifer