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Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis: Jetzt auch noch für den Fiskus …

14.03.2018 KVNO aktuell, Praxisinfos

Bereits Ende 2014 wurde ein weiteres komplexes Regelwerk in die ohnehin komplizierte Landschaft des Steuerrechts eingefügt. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ gilt für alle Steuerzahler – und damit auch für Ärzte und Psychotherapeuten.

Das 37 Seiten umfassende Papier enthält eine ganze Reihe von Regeln im Zusammenhang mit der Buchhaltung und Belegführung. Wenn auch von manchem vermutet: Der Steuerberater hat mit der Erfüllung der GoBD nichts zu tun. Die Anforderungen an die Rechnungslegung durch die Praxis, zum Beispiel für Igel-Rechnungen, hat der Praxisinhaber zu erfüllen.

Bedeutsam wird die GoBD für die, die sich ab dem laufenden Jahr in einer Steuerprüfung rechtfertigen müssen. Kann der Praxisinhaber die geforderte Dokumentation nicht vollständig vorlegen, so sieht die Regelung einen „Zuschlag“ von bis zu 10 Prozent auf den Gewinn vor. Legt man beispielhaft einen Jahresgewinn von 140.000 Euro zugrunde, hätte der Praxisinhaber mit einem Steuerzuschlag von mindestens 5.000 Euro zu rechnen. Das wäre sehr ärgerlich.

Klassische QM-Aufgabe

Beim Umsetzen der GoBD-Vorgaben handelt es sich um eine klassische Aufgabe des Qualitätsmanagements (QM), der jeder Praxisinhaber mit etwas Hilfe gewachsen sein dürfte. Zumal sind Vorlagen zur Verfahrensdokumentation –ähnlich wie für das Hygienehandbuch – im Internet zu finden.

Sofern eine Praxis die Belegführung ausschließ­lich papiergebunden betreibt, sind nur wenige Anforderungen zu erfüllen. Allerdings ist bereits der Einsatz der Praxissoftware zur Rechnungsstellung für Privatpatienten ohne Ausdruck einer Kopie ein Schritt in die Welt der digitalen Buchführung. Hier werden unter anderem Zertifikate für die genutzten Praxisprogramme gefordert. Dabei geht es letztlich um Revisionssicherheit: Der Fiskus will sichergehen, dass die Rechnungskopien bzw. Belege nicht verändert werden können.

Revisionssicherheit

Gleiches gilt für den Ausdruck einer als E-Mail oder E-Mail-Anhang empfangenen Rechnung. Der Papierausdruck ist kein revisionssicheres Dokument. Hier ist die entsprechende digitale Rechnung ebenfalls in revisionssicherer Form zu verwahren.

Zu Recht mag man hier einwenden, dass die Manipulation der Dokumentation von Geldbewegungen in einer Praxis kaum möglich ist. Da sich die GoBD aber eben an den „Steuerzahler“ wendet, sind hier auch Geschäftsleute mit komplexen Geldbewegungen oder erheblichen Bargeld-Bewegungen im Fokus. Und die Regeln gelten schließlich für alle. Praxisinhaber sind also gut beraten, sich mit der Materie zu befassen und die geforderten Dokumente für den Fall der Fälle vorzuhalten.

Dr. med. Oscar Pfeifer, Allgemeinmediziner aus Essen und Experte für Qualitätsmanagement in der Arztpraxis